Ett jobbigt ont på varje företag är att man måste kunna arkivredovisa sitt företaget. Detta är lagbestämt och ingen kommer undan, varken privat näringsidkare eller kommuner och myndigheter. 

Verksamhetsbaserade arkivredovisning infördes i lagen av Riksarkivet 2008 och sedan 2013 är även alla statliga myndigheter skyldiga att också redovisa arkiven. Tidigare har de förlitat sig på ett mer föråldrat sätt att arkivredovisa. Det gamla system skapades för över 100 år sedan, så det var dags för lite förnyelse.

Denna typ av arkivredovisning finns med i lagen för att tvinga företag att presentera alla aktuella och avställda dokument och handlingar. Man vill ge mer genomskinlighet i de svenska företagen och myndigheterna. Detta gör det svårare för företag att fuska eller slarva. Det är också tänkt att man som privatperson eller utomstående, utan föregående kännedom om ett dokument, ska kunna söka och hitta det i Riksarkivet. Allmänheten har så kallad insynsrätt, speciellt i myndigheter och kommuner där allmänheten står nära verksamheten.

Redovisningen har en viss klassificeringsstruktur som man måste följa. Det följs av olika  processbeskrivningar där det ska uttryckligen stå vad företaget eller myndigheten gör. Sedan finns det en rad undergrupper som processbeskrivningarna kan indelas i, beroende på företagstyp och storlek.

Att följa Riksarkivets redovisningsschema kan ta tid och vara kostsamt att sätta i verket. För att underlätta och spara plats kan man köpa in molntjänster som anpassar arkivredovisningen utefter företaget och gör det lättare att hålla koll. På så sätt får man ett grafiskt gränssnitt som går att utveckla om strukturera om för att passa er verksamhet.

Är man helt ny på arkivredovisning kan man kontakta Riksarkivet. Tidigare höll de kurser men numera har de inte tiden. De kan dock erbjuda informationsmöten där de förklara det nya redovisningssättet.